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电子劳动合同被认可合法,电子签约大势所趋

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  近日,人力资源和社会保障部办公厅发布《人力资源社会保障部办公厅关于订立电子劳动合同有关问题的函》(人社厅函〔2020〕33号),官方认可电子劳动合同的法律效力。

电子劳动合同被认可合法,电子签约大势所趋

  文件明确

  用人单位和劳动者可以通过协商达成协议,并以电子形式订立书面劳动合同。

  以电子形式订立劳动合同时,应当使用符合《电子签名法》等法律法规规定的可以视为书面形式的数据电文和可靠的电子签名。

  用人单位应当确保电子劳动合同的生成、传输和存储等符合《电子签名法》等法律法规的要求,并确保其完整、准确、不被篡改。

  符合《劳动合同法》规定和上述要求的电子劳动合同一经订立即具有法律效力,用人单位和劳动者应当按照电子劳动合同的约定全面履行各自的义务。

  人社部发文认可电子劳动合同无疑证实了电子劳动合同的合法性和合规性,也肯定了签订电子劳动合同对企业开展无接触招聘的巨大作用。

  政府对电子劳动合同的政策鼓励和支持,一方面正式肯定了电子签名、电子合同等新技术手段在疫情下帮助企业正常运营的重要作用;

  另一方面,也明确回应了公众对电子劳动合同是否有效的质疑,肯定了电子劳动合同的法律效力。那么,电子劳动合同的普及和应用能给我们带来什么好处呢?

  1.满足签约需求,稳定就业

  这次疫情的突然爆发对各行业产生了不同的影响,在这种情况下,就业自然会产生影响。“电子劳动合同”可以满足复工项目大批量及远程的招工签约需求。同时,它可以为复工权益提供保障,帮助工人尽快返工和实现就业,保证国内就业形势的整体稳定,进一步加快国内经济的复苏和增长。

  2.加速人力资源管理的智能化

  人社部对电子劳动合同法律效力的肯定表明,“电子签约”的形式将逐步适用于各行各业的招聘或合作。这也将是人力资源数字化转型的重要一步,影响和推动人力资源管理智能化的进程。

  目前,人力资源行业面临着比以往更加复杂的问题,电子合同可以帮助企业以更加先进、高效和专业的手段进行人力资源管理。同时,电子合同可以将HR从大量的传统事务性工作中解放出来,帮助他们将更多的时间投入到创新工作中,在企业的关键业务中发挥价值,使人力资源团队能够加快速度,提高效率。

  3.可以作为保护权益的电子证据

  虽然目前许多企业已经意识到电子文档的价值,但真正使用电子文档的并不多。企业主要关心的是其合法合规性。传统的劳动合同在劳动争议中起着非常重要的作用。随着此次电子劳动合同的法律效力被认可后,原有的法律风险将大大降低,适用率将逐步提高。

  此外,近年来的实践中,电子合同已被用作合法的电子证据。有了电子操作的痕迹,合同签订的全过程都会被完整记录下来,包括签订主体的身份、签订时间甚至其他操作都会成为不可篡改的证据,从而加强对电子合同的监管,进一步保护劳务双方的合法权益。

  根据人社部文件、电子签名法等法律法规的要求,用人单位在选择电子劳动合同签署方案时有明确的参考依据,方案选型必须满足以下两个基本要素:

  (1)法律效力:电子合同的签署应选择由工信部认可的合法电子认证服务机构提供的可靠的电子签名,才可以与手写签名或印章具有同等法律效力。

  (2)不可篡改:电子合同的签署必须经过权威CA机构验证签署双方真实身份,并采用可靠的数字签名技术保证签署人的真实性,电子劳动合同的签署内容和时间不得篡改,签署行为不得否认!

  目前,市场上大多数电子合同签署平台都需要上传合同原件才能完成签署。劳动合同包含员工的个人身份证号码、地址、工资、职务、奖惩条款等私人信息,以及用人单位的工资体制等内部机密。劳动合同原件传输到第三方签约平台。用人单位不能自主保护内部机密信息的安全,存在泄露机密信息的巨大风险。

  此外,对大多数企业来说,签订劳动合同不是常态化的业务,不需要每天都进行。没有必要为劳动合同的签订部署一套完整的本地电子签名系统。因此,选择好的电子劳动合同签订方案还应满足以下两个核心条件:

  (1)隐私安全:不上传合同原件或离开企业内部管理系统,保护劳动合同的隐私安全;

  (2)签名成本:提供一个部署简单灵活、签名成本低的轻量级应用方案。

  引入GDCA的PDF文档签名证书以确保文件传递的安全性。在传统的文件传输中,我们无法保证文件在网络传输过程中不被非法篡改。

  现在,由于有了PDF文档签名证书,其强大的安全性、来源的可靠性和不可被随意修改的特点,机密文档在通过网络传输时有了更安全的保证,从而使政府、企事业单位能够方便、安全、可靠地实现交换PDF电子文档、电子合同签署和加密PDF重要机密文档。

  随着电子劳动合同合法性的认可,“合同数字化”也将加速推进,这也将成为人力资源数字化转型的重要组成部分。在未来,电子文档必将成为人力资源服务中的一种必需品,有助于实现人力资源管理的全面智能化。

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